Kinh nghiệm đặt vé đoàn mùa thấp điểm tối ưu ngân sách
Một công ty định đưa 30 nhân viên đi nghỉ dưỡng Phú Quốc vào cuối mùa mưa. Chị phụ trách mở website, thấy mấy chuyến giá nghe rất dễ chịu, mừng ra mặt. Rồi chị gửi yêu cầu báo giá cho cả đoàn, và con số nhận về cao hơn hẳn những gì vừa thấy trên màn hình.
Cảnh này gặp đều đặn khi đặt vé đoàn mùa thấp điểm, thường là giai đoạn sau hè hoặc sau Tết, lúc các hãng và đơn vị lưu trú kích cầu. Vậy con số nào mới là giá thật của chuyến đi?
Vì sao báo giá đoàn đôi khi cao hơn vé khuyến mãi trên web?
Vé khuyến mãi mùa vắng là thật, hãng mở để kích cầu. Có điều mỗi chuyến thường chỉ có số ghế giá thấp hạn chế, hết thì giá nhảy sang bậc kế tiếp. Con số đẹp trên màn hình nhiều khi chỉ là giá của vài ghế đầu tiên.
Báo giá đoàn đi theo logic khác. Hãng xem xét theo số lượng khách, hành trình, thời điểm bay và các điều kiện đặt chỗ đi kèm: giữ chỗ bao lâu, đặt cọc ra sao, có được nộp tên sau hay không. Mỗi hãng tính theo cách riêng và không công khai, nên giá cho 30 người có thể khác giá của vài ghế khuyến mãi lẻ.
Vì thế đừng so hai con số, hãy so hai gói điều kiện. Bảng dưới đây là những khác biệt hay gặp, còn chi tiết thật tùy hãng và tùy từng báo giá:
| Điều cần so | Gom vé lẻ trên hệ thống | Đặt vé đoàn |
|---|---|---|
| Giá | Tùy số ghế giá thấp còn lại lúc đặt, có thể nhảy bậc giữa các lần đặt | Theo báo giá hãng duyệt cho đoàn, cần xem thời hạn hiệu lực |
| Danh sách tên | Thường phải có đủ tên chính xác lúc đặt | Nhiều trường hợp báo số ghế trước, nộp tên theo hạn ghi trong báo giá |
| Thanh toán | Thường trả ngay hoặc giữ chỗ rất ngắn | Có thể đặt cọc rồi tất toán theo mốc, tùy hãng |
| Đổi hoặc hoàn | Vé khuyến mãi thường bị hạn chế, xem điều kiện hạng vé lúc đặt | Theo điều khoản ghi trong báo giá đoàn |
Nên gom vé lẻ hay đặt vé đoàn?
Không có đáp án chung, nhưng cách chọn khá rõ.
Nhóm khoảng 8 đến 15 người, đi ngày thường, đã chốt cứng danh sách và có sẵn tiền thì nên kiểm tra vé lẻ trước. Nếu số ghế giá thấp còn đủ cho cả nhóm, đặt lẻ có thể tiết kiệm hơn.
Chia ra đặt nhiều lần để hốt hết ghế rẻ thì sao? Không phải lúc nào cũng lợi. Giá có thể đổi giữa lần đặt trước và lần sau, mỗi lần là một mã đặt chỗ (PNR) riêng phải theo dõi, và một số hãng có điều kiện riêng cho nhóm đông. Nên nhờ đại lý kiểm tra điều kiện của hãng rồi mới quyết định chia.
Công ty từ 20 đến 50 người thì câu chuyện khác. Từ lúc nhân sự làm tờ trình đến khi kế toán và giám đốc duyệt chi thường mất vài ngày, và trong vài ngày đó ghế rẻ có thể đã bán hết, dự toán lệch theo. Lúc này một bản báo giá đoàn có thời hạn hiệu lực rõ ràng cho bạn một con số để ký. Chỉ cần nhớ hỏi hạn hiệu lực đó kéo dài đến bao giờ.
Trước khi giữ chỗ, trưởng đoàn cần hỏi những gì?
Báo giá nhìn đẹp đến mấy cũng chỉ có giá trị khi điều khoản đi kèm rõ ràng. Mấy câu nên hỏi bằng được:
Đổi người và giảm khách tính thế nào? Trong thời gian giữ chỗ, việc bổ sung hoặc thay đổi tên thực hiện theo điều kiện của hãng và thỏa thuận trong báo giá. Hỏi rõ đổi được mấy lần, hạn chót khi nào, phí phát sinh ra sao. Một số hợp đồng đoàn cho giảm một tỷ lệ ghế đã giữ trước hạn xuất vé, kèm cách tính tiền cọc và khoản phạt nếu vượt mức, nhưng các con số đó khác nhau theo từng đoàn nên phải nằm trong báo giá của đoàn bạn.
Hình dung giữ 35 ghế, đến hạn có 3 người xin nghỉ đột xuất. Ba ghế đó xử lý thế nào, tiền cọc tính ra sao, bạn cần biết từ trước chứ đừng đoán. Nếu 3 người đó nằm trong vé khuyến mãi lẻ thì khả năng lấy lại tiền còn tùy điều kiện hạng vé và nhiều trường hợp rất hạn chế.
Lịch bay đổi thì cả đoàn đi thế nào? Mùa vắng khách, hãng đôi khi điều chỉnh lịch bay hoặc gộp chuyến trên một số chặng. Cả đoàn nằm chung một hồ sơ thì dễ theo dõi hơn nhiều so với năm sáu mã rời. Nhưng chung hồ sơ cũng không phải lá bùa: phương án thay thế vẫn do hãng quyết định, nhất là khi chuyến mới không còn đủ chỗ cho tất cả. Nhớ xin xác nhận lại bằng tin nhắn hoặc email.
Ba mốc thời gian. Hạn đặt cọc, hạn nộp danh sách tên, hạn xuất vé. Ghi cả ba lên lịch chung của nhóm và đặt nhắc trước một ngày, vì trễ một mốc là chỗ có thể bị nhả.
Hành lý và giấy tờ. Báo giá đoàn chưa gồm hành lý ký gửi thì khảo sát nhu cầu từng người trước. Hành lý ký gửi gắn với từng hành khách, nên đừng tự gom cân từ người này sang người kia khi hãng chưa xác nhận. Còn giấy tờ, thu ảnh căn cước và giấy khai sinh của trẻ em trước hạn nộp tên vài ngày để đại lý đối chiếu từng chữ cái.
Chọn tháng bay, ví dụ Phú Quốc
Phú Quốc thường có mùa khô từ tháng 11 đến tháng 4 và mùa mưa từ tháng 5 đến tháng 10. Tháng 11 hay được xem là giai đoạn chuyển mùa, trời dần khô ráo mà chưa vào cao điểm, còn từ tháng 12 đến Tết thường đông khách hơn hẳn.
Nghe đến đây dễ kết luận tháng 11 vừa đẹp trời vừa rẻ vé. Đừng vội. Thời tiết tốt kéo nhu cầu đi lên, giá có thể nhích ngay trong vài tuần, và chỉ khi so theo từng ngày bay bạn mới ra con số thật. Nhiều nơi khuyên đi giữa tuần cho đỡ đông và đỡ đắt. Đi sâu vào mùa mưa thì giá thường mềm hơn, đổi lại lịch tham quan trên biển phải linh hoạt.
Nam Phương làm việc với đoàn thế nào?
Khi nhận yêu cầu, nhân viên hỏi trước ba thứ: ngày bay, chặng bay và số lượng khách. Đoàn chưa có đủ danh sách thì hai bên trao đổi luôn về thời hạn giữ chỗ và thời điểm cần nộp tên, vì đây là chỗ hay vướng nhất.
Nếu có cả phương án gom vé lẻ lẫn xin báo giá đoàn, hai mức giá được đặt cạnh nhau để người phụ trách chọn theo ngân sách và tiến độ thanh toán. Báo giá ghi rõ tổng tiền, hành lý, tiền cọc, hạn nộp tên, điều kiện đổi người và giảm khách, để trưởng đoàn có giấy tờ cụ thể mà trình sếp.
Công ty cần hợp đồng và hóa đơn VAT thì báo ngay lúc xin giá, các chứng từ được hỗ trợ theo quy định. Có thể xem thêm hướng dẫn đặt vé hoặc liên hệ để gửi yêu cầu.
Hỏi nhanh về vé đoàn mùa thấp điểm
Đặt vé đoàn mùa thấp điểm có chắc rẻ hơn mua lẻ không?
Không chắc. Có lúc vé lẻ khuyến mãi rẻ hơn, có lúc vé đoàn lợi hơn nhờ giữ chỗ và một mức giá chung cho cả nhóm. Nên so tổng chi phí cùng điều kiện đi kèm, đừng chỉ nhìn giá một ghế.
Nên xin báo giá đoàn trước bao lâu?
Càng sớm càng có nhiều lựa chọn. Có ngày bay dự kiến là đã đủ để xin giá, danh sách tên có thể chốt sau theo hạn trong báo giá, tùy hãng.
Chưa có đủ tên thì giữ chỗ được không?
Một số báo giá cho phép giữ số ghế rồi nộp tên sau. Hạn nộp tên và điều kiện đi kèm khác nhau theo hãng và được ghi trong báo giá.
Vé đoàn tính từ mấy khách?
Nhiều hãng tính đoàn từ khoảng 10 khách, nhưng ngưỡng cụ thể tùy hãng, chặng và thời điểm. Hỏi đại lý theo đúng hành trình của bạn.