Đặt vé đoàn cho đại gia đình nhiều người thuận tiện
Nhóm Zalo tên “Cả nhà vi vu” có 14 thành viên, và cả 14 người đều đã gõ chữ “đi”. Nhưng ba ngày sau vẫn chưa ai gửi ảnh căn cước. Chị dâu hỏi bé 18 tháng có phải mua vé không. Anh Hai hỏi bay sớm có khổ cho các cụ không. Còn bác Lan, người được giao việc lo vé, mở điện thoại lên và nhận ra đây là bài toán nhiều ẩn số hơn mình tưởng.
Nếu bạn đang là “bác Lan” của gia đình mình, bài này dành cho bạn. Mình đi theo đúng tình huống đó, một ví dụ giả định gồm hai ông bà, bốn cặp vợ chồng, ba trẻ em và một em bé, để trả lời câu hỏi thực tế: đặt vé đoàn cho cả nhà cần chốt những gì, theo thứ tự nào, để ai cũng có chỗ mà người phụ trách không kiệt sức.
Cả nhà bao nhiêu người thì nên tính vé đoàn?
Không có con số thần kỳ, vì điều kiện mỗi hãng một khác. Nhiều hãng và đại lý bắt đầu tính nhóm đoàn từ khoảng 10 khách cùng hành trình, nhưng mức cụ thể bạn nên hỏi lại khi xin báo giá. Dễ nhận ra hơn là những dấu hiệu cho thấy đặt lẻ sẽ khổ:
- Số người vượt giới hạn của một lượt đặt trực tuyến, nên phải tách thành nhiều lần.
- Không đủ ghế cùng mức giá, người đặt trước được giá thấp, người đặt sau bị đẩy lên.
- Có người chưa chắc đi, nhưng vé lẻ thường đòi thanh toán ngay.
- Có trẻ em và em bé, mà quy định đi kèm tính theo từng mã đặt chỗ.
Nhà bác Lan 14 người dính cả bốn. Hơn nữa, tách thành nhiều mã đặt chỗ rồi hãng đổi giờ bay thì có thể mỗi mã một chuyến, ông bà bay trưa còn con cháu bay chiều. Với cả nhà đông, đặt chung một hồ sơ thường dễ quản hơn. Còn rẻ hơn hay không thì chưa chắc: giá đoàn là mức bình quân cho cả nhóm, nên đôi khi một hai ghế khuyến mãi lẻ vẫn thấp hơn. Cái bạn đổi lại là chỗ giữ được trước và một đầu mối để theo dõi.
Việc đầu tiên là chia cả nhà thành ba nhóm
Trước khi hỏi giá, hãy lập danh sách ba cột, đừng đợi đến lúc “chắc hết rồi”.
- Chắc chắn đi: người đã xin nghỉ, đã xác nhận, giấy tờ sẵn sàng.
- Chưa chắc: người chờ lịch làm việc, lịch thi hoặc tình hình sức khỏe.
- Cần lưu ý riêng: trẻ em, em bé, ông bà, người mang thai, người cần hỗ trợ khi di chuyển.
Danh sách này quyết định gần hết các bước sau. Báo giá đoàn thường kèm tiền đặt cọc và mức giảm số khách trước khi xuất vé, mỗi hãng một khác. Quy tắc của mình khá đơn giản: giữ số ghế sát với số người chắc chắn đi, rồi hỏi rõ báo giá nếu có người rút.
Trẻ em, em bé và ông bà là chỗ dễ sai nhất
Trong ví dụ này, chỉ 4 trong 14 người là trẻ nhỏ, nhưng họ tạo ra nhiều câu hỏi nhất.
- Tuổi tính theo ngày bay. Trẻ dưới 2 tuổi hay từ 2 đến dưới 12 tuổi được xác định theo ngày khởi hành, không phải ngày đặt vé.
- Em bé ngồi trong lòng người lớn. Thông thường mỗi người lớn đi kèm một em bé, và hãng giới hạn số em bé trên mỗi chuyến. Nhà có hai em bé thì báo sớm để hãng kiểm tra chỗ.
- Trẻ từ 2 đến dưới 12 tuổi có ghế riêng. Cách tính giá mỗi hãng một khác, có hãng áp mức riêng cho trẻ em và em bé thay vì giá người lớn. Hãy đọc con số trong báo giá, đừng tự nhẩm.
- Giấy tờ của bé. Bé chưa có căn cước thì mang giấy khai sinh, và tên phải khớp đúng từng chữ với danh sách.
- Ông bà. Chọn giờ bay thoải mái, nhờ người đón ở sân bay. Ai cần xe lăn hay hỗ trợ đặc biệt thì báo hãng trước chuyến bay. Người mang thai đi cùng cũng có điều kiện riêng tùy hãng, nên hỏi từ lúc giữ chỗ.
Chọn giờ bay cho ba thế hệ cùng thoải mái
Mức giá thấp đôi khi nằm ở những giờ không ai muốn, như 5 giờ sáng hoặc rất khuya. Với cả nhà có người già và trẻ nhỏ, cái rẻ đó hay thành cái đắt. Chuyến 5 giờ 30 nghĩa là cả nhà dậy từ 3 giờ, em bé quấy, ông bà mệt, và đáp xuống lúc 7 giờ trong khi khách sạn thường chỉ nhận phòng từ khoảng 14 giờ.
Khung 8 đến 10 giờ sáng thường hợp với gia đình: kịp ăn sáng ở nhà, hạ cánh trước trưa, còn thời gian gửi hành lý ở khách sạn rồi đi ăn. Nếu bay chiều, hãy tính thêm thời gian về nơi ở, nhất là khi có bé cần ngủ đúng giờ. Cuối tuần và dịp lễ thường đông hơn, nếu lịch linh hoạt hãy so thêm một hai ngày liền kề.
Hành lý cả nhà đừng để mỗi người tự mua
Có báo giá đoàn chỉ gồm hành lý xách tay, còn ký gửi phải mua thêm. Đừng bấm cùng một gói cho tất cả. Hãy hỏi nhu cầu từng nhà rồi gom lại: một vali chung cho hai vợ chồng và con thường gọn hơn bốn vali lẻ. Đồ của em bé như xe đẩy, nôi gấp, bỉm sữa có quy định riêng, xem trước tại quy định hành lý khi đi máy bay. Mỗi nhà nên báo trước số ký để mua đủ trước hạn xuất vé.
Xin báo giá đoàn nên hỏi những gì?
Báo giá tốt là báo giá khiến bạn đọc xong không còn câu hỏi bỏ lửng. Hãy chắc rằng có đủ:
- Giá đã gồm thuế phí chưa, và giá người lớn, trẻ em, em bé tính riêng ra sao
- Tiêu chuẩn hành lý xách tay và ký gửi
- Tiền đặt cọc và hạn đóng
- Số ghế được phép giảm trước khi xuất vé, phần vượt mức xử lý thế nào
- Hạn cuối nộp danh sách tên
- Điều kiện đổi tên, sửa tên, đổi ngày, hoàn vé
- Hạn xuất vé, hạn thanh toán đủ và thời hạn hiệu lực của báo giá
Xem thêm điều kiện giá vé và chính sách hoàn đổi vé trước khi chốt.
Sau khi giữ chỗ cần nhớ ba mốc
Giữ được chỗ mới là một nửa chuyện. Nửa còn lại là ba mốc mà quên một cái là mất công.
- Đặt cọc. Thu tiền từng nhà trước hạn, đừng để người phụ trách ứng một mình.
- Nộp danh sách tên. Trước hạn vài ngày, thu ảnh căn cước hoặc giấy khai sinh của từng người và đối chiếu từng chữ cái. Trong thời gian giữ chỗ, một số hãng cho điều chỉnh tên theo điều kiện riêng, nhưng sau khi xuất vé thì khác: có hãng chỉ cho sửa lỗi chính tả, có hãng tùy hạng vé và có thu phí.
- Tất toán và xuất vé. Có vé là gửi ngay mã đặt chỗ và thông tin chuyến bay vào nhóm chung.
Trước ngày bay, mỗi hãng có cách làm thủ tục trực tuyến riêng và thường giới hạn số hành khách mỗi lượt. Chỗ ngồi gần nhau còn tùy sơ đồ ghế, nên ghi nhận yêu cầu sớm thay vì mặc định sẽ được. Ngày bay, đến sân bay sớm khoảng hai tiếng với chuyến nội địa, xem thêm thủ tục sân bay.
Nhà bác Lan nên nhờ phòng vé hay tự đặt?
Nếu chỉ năm sáu người, đủ giấy tờ, thanh toán ngay và còn ghế cùng mức giá, tự đặt có thể ổn. Nhưng từ khoảng 10 người, hoặc khi nhà có em bé, ông bà, người chưa chắc đi và ngân sách chưa chốt xong, có một người cùng so sánh phương án sẽ nhẹ đầu hơn nhiều.
Khi nhận yêu cầu vé đoàn cho gia đình, phòng vé Nam Phương thường hỏi trước số người, nhóm tuổi, ngày bay và ngân sách dự kiến. Sau đó kiểm tra song song giá vé lẻ và giá đoàn ở các hãng còn chỗ, rồi báo lại bằng một bản ghi rõ giá đã gồm thuế phí hay chưa, hành lý, tiền cọc, hạn nộp tên và điều kiện giảm khách. Gần các mốc hạn, nhân viên nhắc người phụ trách và đối chiếu danh sách với ảnh giấy tờ. Có trường hợp vé đoàn không rẻ hơn vé lẻ, và nếu vậy chúng tôi cũng nói thẳng để bạn chọn. Chi tiết dịch vụ xem tại trang đặt vé đoàn.
Câu hỏi thường gặp
Cả nhà bao nhiêu người thì đặt được vé đoàn?
Nhiều hãng tính từ khoảng 10 khách cùng hành trình, nhưng điều kiện cụ thể tùy hãng và từng chuyến. Hãy hỏi lại khi xin báo giá.
Vé đoàn có rẻ hơn vé lẻ không?
Chưa chắc. Giá đoàn là mức bình quân cho cả nhóm, lợi thế chính là giữ được chỗ cho cả nhà và có đầu mối theo dõi.
Chưa chắc ai đi hết thì sao?
Hỏi rõ điều kiện đặt cọc và mức giảm số khách trước khi xuất vé, rồi chỉ giữ số ghế sát số người chắc chắn đi.
Chuyến đi đủ cả nhà bắt đầu từ vài tin nhắn đúng lúc
Chuyến đi biển của nhà bác Lan, nếu suôn sẻ, sẽ không đến từ chuyện săn được tấm vé rẻ nhất. Nó đến từ chuyện ai cũng biết mình bay chuyến nào, mang giấy tờ gì, đóng tiền khi nào. Với cả nhà đông, thứ cần nhất không phải thủ thuật mà là một danh sách rõ ràng và một người chịu nhắc.
Cần người cùng soát giờ bay, danh sách và điều kiện vé, bạn gửi cho phòng vé số người, ngày bay và ngân sách dự kiến, bên mình sẽ tư vấn phương án phù hợp. Muốn xem thêm đường bay, vào trang vé máy bay nội địa.