Đặt vé máy bay cho đoàn nhiều người

9 giờ sáng thứ Ba, sếp nhắn qua Zalo: “Em xem vé đi Đà Nẵng tháng sau cho công ty mình khoảng 25 người nhé, lấy giá báo kế toán làm đề xuất”.

Bạn mở website hãng, thử tìm chỗ cho 9 người, rồi sang tab khác tìm tiếp 9 người nữa. Mới vài phút trước giá còn dễ chịu, vậy mà lượt sau đã nhích lên vài trăm nghìn mỗi vé. Danh sách ai đi ai ở chưa chốt, còn tiền thì nhanh nhất ba ngày nữa kế toán mới giải ngân.

Đặt vé cho một người mất vài phút. Với đoàn 25 người, thứ phải tính không chỉ là giá mà còn là hạn thanh toán và những thay đổi có thể xảy ra trước ngày bay.

Vì sao tự bấm vé lẻ cho đoàn đông hay vướng

Vietnam Airlines và Vietjet đều cho đặt tối đa 9 hành khách mỗi lần giao dịch online, không tính em bé dưới 2 tuổi (bạn nên xem lại trên website hãng lúc đặt). Đoàn 25 người nghĩa là ít nhất ba lần đặt, ba mã đặt chỗ (PNR) riêng.

Trên cùng một chuyến, giá vé phụ thuộc số chỗ còn ở từng mức giá. Ghế giá thấp hết thì người tìm sau thấy giá cao hơn, nên một nhóm tìm cùng lúc có thể nhận mức giá khác với người chỉ tìm một hai chỗ. Hình dung đoàn chia làm ba lượt: lượt đầu giá tốt, lượt sau nhích lên, lượt cuối cao hơn hẳn. Đây chỉ là tình huống giả định, không phải cách hệ thống luôn chia ghế, nhưng đủ để kế toán nhăn mặt khi hạch toán, và nhóm bạn tự góp quỹ thì dễ sinh chuyện so đo.

Rồi đến chuyện tiền. Người đi hỏi giá thường không phải người cầm tiền. Từ bảng dự toán lên trưởng bộ phận, kế toán rồi giám đốc ký, quy trình ở nhiều công ty mất vài ngày, có nơi cả tuần. Trong lúc đó, vé lẻ thường yêu cầu thanh toán ngay hoặc chỉ giữ chỗ rất ngắn. Lấy giá hôm thứ Ba làm tờ trình, chiều thứ Năm tiền về, mức giá đó có thể đã không còn.

Nhiều mã rời cũng khiến việc theo dõi vất vả hơn. Hãng đổi giờ bay, bạn phải kiểm tra từng mã, và nếu mỗi mã bị chuyển một kiểu thì xe đón, bữa trưa, giờ nhận phòng cùng lệch theo. Cả đoàn nằm chung một hồ sơ thì dễ theo dõi hơn, dù phương án thay thế vẫn do hãng quyết định.

Gia đình có em bé thì cần để ý thêm: mỗi người lớn chỉ đi kèm một em bé dưới 2 tuổi, và hãng giới hạn số em bé trên mỗi chuyến, mức cụ thể tùy hãng và loại tàu bay. Tự tách nhóm đặt lẻ mà không kiểm tra trước, lượt đặt sau có thể vướng giới hạn dù ghế người lớn vẫn còn.

Vé đoàn khác vé lẻ ở đâu

Khi số khách lên khoảng 10 người, ngưỡng cụ thể tùy hãng và đường bay, bạn có thể hỏi hãng hoặc đại lý về phương án đặt vé đoàn. Đây là hình thức có quy trình báo giá và giữ chỗ riêng, không đơn thuần là đặt nhiều vé lẻ trong một lần. Vietjet chẳng hạn hướng dẫn nhóm trên 9 hành khách liên hệ văn phòng hãng.

Tùy hãng, người đặt có thể giữ số ghế trước, đặt cọc, rồi nộp danh sách tên và tất toán theo các mốc ghi trong báo giá. Hợp đồng và hóa đơn VAT chung một đơn giá cũng đỡ việc cho kế toán.

Nói trước cho khỏi hụt hẫng: giá đoàn không mặc định rẻ hơn vài ghế khuyến mãi lẻ nhìn thấy trên web. Hãng báo giá theo số lượng khách, hành trình và điều kiện đặt chỗ. Thứ bạn có được là một con số cố định để trình duyệt chi, chứng từ đồng nhất và khoảng đệm để gom danh sách, miễn là nằm trong thời hạn hiệu lực của báo giá. Muốn xem cách làm hồ sơ cho tập thể, tham khảo trang vé đoàn.

Gom vé lẻ hay xin báo giá đoàn

• Nhóm khoảng 8 đến 12 người: Mọi người đã xác nhận, giấy tờ đầy đủ, tiền sẵn sàng chuyển ngay thì nên kiểm tra giá vé lẻ trước. Nếu mức giá còn tốt và điều kiện đặt phù hợp, đây có thể là cách tiết kiệm hơn. Nhờ booker nhìn số chỗ ở từng mức giá thì nhanh hơn tự mò. Còn chia ra nhiều mã để gom ghế rẻ thì chưa chắc lợi, vì giá có thể đổi giữa các lần đặt và bạn phải theo dõi nhiều mã.
• Đoàn 25 đến 30 người: Danh sách còn thay đổi, công ty đang chờ duyệt chi, hoặc đi vào cuối tuần, mùa cao điểm thì nên xin thêm báo giá đoàn. Lúc này điều quan trọng không chỉ là giá mỗi vé mà còn là thời hạn giữ chỗ và số tiền cần đặt cọc. Gia đình nhiều thế hệ đang bàn xem nhà nào đi được cũng thuộc nhóm này, có thể xem thêm cách đặt vé đoàn cho gia đình.

Những câu nên hỏi đại lý trước khi chuyển cọc

Báo giá nào cũng đi kèm mốc thời gian và điều khoản riêng. Hỏi rõ trước khi chuyển tiền sẽ đỡ mất oan.

Giảm khách và tiền cọc

Đoàn 30 người, sát ngày bay có hai ba người xin rút là chuyện thường. Một số hợp đồng cho giảm một số khách trước hạn xuất vé, có nơi quy định tiền cọc không hoàn lại. Mức giảm, hạn báo giảm, số khách tối thiểu còn lại đều ghi trong báo giá của từng đoàn, không có con số chung. Nên chỉ đặt cọc số ghế sát với số người chắc chắn đi, ai quyết định muộn thì tính mua thêm sau theo giá lúc đó.

Đổi tên

Trước hạn gửi danh sách chính thức, bạn thoải mái chỉnh file nhân sự nội bộ: anh A nghỉ thì xóa, chị B vào. Nhưng đó chỉ là sổ sách của công ty. Khi tên đã gửi lên hệ thống hãng, và nhất là sau khi xuất vé điện tử, việc sửa chữ hay đổi người phải theo điều kiện của báo giá và chính sách hãng, có thể mất phí hoặc không được hỗ trợ. Trước hạn nộp tên vài ngày, xin ảnh căn cước hoặc giấy khai sinh để đối chiếu từng chữ cái, đừng tin tin nhắn Zalo vì bộ gõ điện thoại hay tự sửa dấu. Phần hoàn đổi xem thêm ở trang hoàn đổi vé.

Giờ bay và hành lý

Giờ nhận phòng khách sạn thường là 14 giờ. Chọn chuyến 5 giờ 30 sáng để tiết kiệm chút tiền vé, đáp lúc 7 giờ thì cả đoàn thiếu ngủ, thêm tiền ăn sáng và có thể cả phí nhận phòng sớm. Khởi hành khoảng 8 đến 10 giờ thường dễ chịu hơn, dù giá vé còn tùy từng chuyến. Về hành lý, hạn mức ký gửi phụ thuộc hành trình và hạng vé, tiêu chuẩn in trên vé mới là cái được áp dụng, và báo giá đoàn có chỗ đã gồm, có chỗ chưa. Hỏi booker rồi khảo sát nhu cầu từng người, vì hành lý ký gửi mua thêm gắn với từng hành khách. Đừng tự gom cân giữa các thành viên khi hãng chưa xác nhận.

Check-in, ghế ngồi và em bé

Theo hướng dẫn của Vietjet, tự làm thủ tục online không áp dụng khi một mã đặt chỗ có hơn 9 khách, nên đừng mặc định cả đoàn check-in online hàng loạt. Hãy hỏi đại lý cách làm thủ tục cho từng hãng. Việc ngồi gần nhau chỉ được ghi nhận, có xếp được hay không còn tùy ghế trống, trừ khi mua trước dịch vụ chọn chỗ. Đoàn có người cao tuổi hoặc trẻ nhỏ thì đánh dấu rõ trong danh sách gửi đại lý. Có em bé dưới 2 tuổi thì khai báo kèm ngày sinh ngay từ lúc xin giá.

Nam Phương làm việc với đoàn thế nào

Khi nhận thông tin đoàn, nhân viên kiểm tra hành trình, số khách và thời điểm dự kiến thanh toán. Nếu đặt lẻ và đặt đoàn đều làm được, hai phương án được đặt cạnh nhau để bạn cân nhắc theo ngân sách và tiến độ duyệt chi.

Trước khi đặt cọc, bạn được thông tin về tổng giá, hành lý, hạn đặt cọc, hạn nộp tên, hạn xuất vé và điều kiện giảm khách. Sau đó nhân viên nhắc các mốc, hỗ trợ dò lại họ tên và ngày sinh, nhất là của trẻ em, trước khi xuất vé. Công ty cần hợp đồng và hóa đơn VAT thì báo ngay lúc xin giá.

Hỏi nhanh về đặt vé máy bay cho đoàn nhiều người

Bao nhiêu người thì đặt vé đoàn được?

Nhiều hãng nhận hồ sơ đoàn từ khoảng 10 hành khách bay cùng hành trình. Quy định cụ thể tùy hãng, chặng nội địa hay quốc tế và thời điểm bay. Bạn báo số lượng thực tế để đại lý kiểm tra.

Đang chờ sếp duyệt tiền, chưa đủ tên thì giữ chỗ được không?

Tùy báo giá của từng hãng. Một số hồ sơ cho giữ số ghế trong một khoảng thời gian để bạn trình duyệt đặt cọc, sau đó nộp danh sách tên trước hạn xuất vé. Các mốc này ghi rõ trong báo giá.

Đặt vé đoàn có chắc ngồi cạnh nhau không?

Không chắc. Việc xếp chỗ phụ thuộc ghế trống lúc làm thủ tục. Yêu cầu của đoàn được ghi nhận để cố gắng xếp gần nhau trong phạm vi cho phép.

Cần kiểm tra lịch bay hoặc lấy báo giá để trình duyệt ngân sách cho chuyến đi sắp tới của công ty hay gia đình, bạn chỉ cần nhắn cho Nam Phương chặng bay, ngày dự kiến và số lượng khách.

Vé Máy Bay Nam Phương

• VP giao dịch: 148 Nguyễn Thượng Hiền, P. Hạnh Thông, TP. HCM
• Email: kd@vemaybaynamphuong.com – Hotline: 0919 330 802
• Đơn vị chủ quản: Cty TNHH Giao Nhanh VN – MST: 0317590421